Comment aborder l’émergence de la digitalisation tout en structurant le fonctionnement du cabinet et en préparant les collaborateurs ?
La profession comptable traverse actuellement l’une des périodes de transformations technologiques les plus significatives de son histoire. La notion de « digitalisation » englobe l’ensemble des processus numériques liés à la gestion des dossiers comptables. Les défis à relever sont nombreux pour les cabinets, car les fintechs progressent rapidement sur ce marché.
La transition vers la facture électronique et le format Factur-X s’annonce comme un catalyseur majeur du processus, sous l’impulsion de l’administration et de son désir de simplifier la collecte et le contrôle de la TVA. Cet aspect revêt une importance cruciale pour la profession, qui se doit de s’emparer activement de ce sujet. En négligeant cette opportunité, elle risquerait de voir la centralisation des factures entre les mains de la DGFIP, via le portail Chorus Pro, ce qui pourrait entraîner la perte d’un levier essentiel vis-à-vis des autorités. Dans le même temps, l’un des aspects fondamentaux de la digitalisation risquerait d’être écarté : la centralisation et la gestion efficace des données.
Les approches à adopter sont variées, et l’on pourrait supposer qu’en tant qu’éditeur historique de la profession, la discussion se focalise principalement sur la technologie. Cependant la technologie seule, même avec un outil miraculeux, ne peut pas tout résoudre.
Organisations et système procédural
Il est essentiel d’aborder en premier lieu la dimension technique et logicielle. L’objectif n’est pas simplement d’adopter un seul outil, mais plutôt un ensemble de processus qui prendra en charge l’intégralité de la comptabilité de vos clients. À cet égard, différentes approches sont envisageables : soit vous optez pour une solution complète d’un éditeur, bénéficiant de la cohérence de traitement et d’une ergonomie uniforme, soit vous choisissez plusieurs composants.
Grâce à ce modèle, vous pouvez instantanément identifier la solution la plus performante correspondant parfaitement à vos exigences actuelles. Cependant, un inconvénient persiste malgré des intégrations plus ou moins automatiques via des API ou des Web Services, vous pourriez vous confronter à des disparités ergonomiques et des incohérences au sein du système d’information. Bien que ces liens soient souvent vantés dans les discours commerciaux, des procédures techniques subsistent parfois, demeurant éloignées des besoins spécifiques des utilisateurs.
Une autre option consiste à opter pour un modèle hybride qui répond à l’ensemble de vos besoins, pourvu que les liens entre les éditeurs soient solides et renforcés par une véritable intelligence fonctionnelle. L’avantage de ce modèle réside dans sa capacité à vous adapter à plusieurs segments de clientèle.
Quelle que soit l’approche choisie, une refonte complète de la chaîne de traitement s’avérera nécessaire. La phase initiale, centrée sur la collecte d’informations, demeure cruciale. Votre système doit être en mesure de les traiter de manière fluide et étendue, permettant ainsi de s’adapter à la diversité des situations rencontrées actuellement.
Il est nécessaire de recueillir ces informations par le biais de dispositifs de collecte marchands qui récupèrent automatiquement les factures auprès des fournisseurs, ou encore à travers des interfaces généralement web. L’exploration de liens techniques, tels que la récupération de relevés bancaires, est également à considérer pour couvrir l’ensemble du spectre.
Par conséquent, les outils disponibles faciliteront le traitement des données de manière plus ou moins automatisée. Des systèmes robotisés sont déjà opérationnels, capables de traiter des informations sans intervention humaine, que ce soit pour l’imputation des factures ou des données bancaires. À terme, des processus de révision viendront compléter cette gestion, permettant la robotisation de nombreux dossiers simples dans leurs tâches les plus élémentaires.
En conclusion de cette section sur le produit, il est nécessaire d’avoir des consoles de supervision disponibles pour surveiller l’ensemble de ces systèmes automatisés et avertir les collaborateurs responsables du suivi des dossiers en cas de besoin. Des vérifications métiers plus approfondies pourront également être mises en place, voire aussi des comparaisons de données en temps réel.
Service Digital : Redéfinir l’Expérience Client
Mais ces perspectives prometteuses risquent de s’effondrer si l’accompagnement indispensable à la transformation de la profession n’est pas étroitement lié à une organisation efficace au sein du cabinet, exploitant pleinement les outils à sa disposition. Les défis sont nombreux, débutant par la résistance au changement chez les clients, mais aussi au sein même du cabinet.
La résistance la plus marquée au changement survient fréquemment en interne. C’est pourquoi, il est impératif d’initier un chantier dédié, en entamant une réflexion globale. De nombreuses personnes pourraient considérer que le changement ne les concerne pas, alors qu’il est omniprésent. Ceux qui ne parviendront pas à s’adapter ne pourront pas suivre le rythme imposé par l’ensemble de ces transformations. La réussite d’un projet repose sur les individus qui le mettent en œuvre, ainsi que sur l’efficacité des outils digitaux utilisés, ces derniers contribuant à hauteur de 30% à l’ensemble des critères de succès.
Pendant des décennies, une fraction de la profession a persisté à croire que le conseil pourrait compenser la perte de chiffre d’affaires engendrée par l’automatisation de la tenue comptable. Malheureusement, il est indéniable que le marché n’est pas encore présent, ou demeure limité, au sein du portefeuille de clients des cabinets, majoritairement constitué d’artisans ou de TPE.
Il est essentiel de réévaluer le service que vous offrez à vos clients et de conceptualiser une offre qui réponde résolument aux impératifs du numérique. Cette proposition doit être perçue par vos clients comme une véritable valeur ajoutée. Une collaboration améliorée s’avère être l’un des éléments clés de cette transformation. En effet, les plateformes collaboratives simplifient l’échange d’informations en temps réel entre les experts-comptables et leurs clients. Cette communication fluide favorise une compréhension approfondie des besoins spécifiques de chaque entreprise et une réactivité accrue.
Cette offre revêt une importance capitale et doit être conçue avec différentes dimensions. Elle doit véritablement servir vos clients, faciliter vos processus de digitalisation, tout en étant directement rentable pour votre cabinet.
Alors que votre client pourrait hésiter à payer 1500€ par an pour la tenue comptable ou pourrait refuser une mission de conseil aux tarifs habituels, il sera plus enclin à accepter 150€ par mois pour une gestion administrative de ses documents comptables. En fin de compte, vous serez rémunérés pour des missions qui favoriseront votre digitalisation, amélioreront le fonctionnement des robots et soulageront vos clients les plus réticents face à ces process.
Il est également crucial de ne pas sous-estimer la valeur de la restitution ou des outils d’assistance que vous pouvez mettre à la disposition de vos clients : notes de frais, gestion documentaire, suivi de compte ou tableaux de bord. Évitez de conclure hâtivement que « mon client n’en a pas besoin ».
Le processus de digitalisation nécessitera des analyses approfondies de la typologie de votre clientèle, permettant de déterminer quels services offrir en harmonie avec les besoins de vos clients. De plus, cela impliquera l’évolution de vos collaborateurs actuels ou le recrutement de nouveaux profils capables de prendre en charge intégralement la mise en œuvre de votre digitalisation.
Temps d’investissement dans la conduite du changement
Une conduite du changement bien orchestrée permet d’atténuer les résistances naturelles, d’accroître l’adhésion des collaborateurs et d’optimiser l’efficacité globale du procédé. En investissant soigneusement dans chaque étape, depuis l’analyse des besoins jusqu’à la formation du personnel, l’entreprise s’assure non seulement de la réussite du changement, mais également de la préservation d’un climat de travail favorable.
Lorsque le temps est judicieusement alloué pour anticiper, impliquer et accompagner les équipes au cours du changement, celui-ci devient une opportunité d’amélioration continue, plutôt qu’une source de perturbation. Les collaborateurs se sentent mieux préparés, plus confiants et aptes à s’adapter aux nouvelles pratiques, ce qui contribue à une transition sereine.
En conclusion, la formule est claire : plus vous investirez du temps dans la mise en œuvre réussie de cette conduite du changement, moins elle aura d’impact négatif sur les collaborateurs. C’est un investissement stratégique qui récolte des bénéfices à long terme, tant pour votre entreprise que pour son capital humain.
Le Village Connecté, un acteur majeur dans la transition numérique de la profession comptable
Tous les moyens nécessaires sont désormais à votre disposition pour mener à bien ce projet grâce à l’offre globale proposée par les partenaires du Village Connecté. Ceux-ci vous accompagnent pour anticiper la facture électronique dans vos cabinets et chez vos clients, grâce à des outils et des méthodes sur-mesure. Le Village Connecté propose une offre de services complets, fiables et interopérables qui permettent aux cabinets de pérenniser leur activité, quoi qu’il arrive. Car notre vision éthique de la transition numérique est basée sur un écosystème de confiance où le numérique est créateur de valeurs.
Le Village Connecté propose : un ERP complet, une plateforme digitale de services, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire puissante et interopérable avec l’ensemble de l’écosystème de la Facture Électronique. De plus, un outil de paie et un SIRH connecté, une gamme de logiciels de conseil, un hébergement, une infogérance du système d’information, des outils de datavisualisation et des conseils en communication complètent cette offre adaptée aux besoins de la profession.
En résumé, la profession comptable se trouve à un moment capital de son évolution, confrontée aux défis de la digitalisation, en particulier la transition vers la facture électronique. La clé du succès réside dans une approche holistique qui intègre les aspects techniques et organisationnels, avec des modèles hybrides favorisant la flexibilité. La redéfinition de l’expérience client, la gestion de la résistance au changement, et l’importance d’une conduite du changement bien planifiée sont des éléments cruciaux.
Le Village Connecté émerge comme un acteur majeur, offrant une solution complète et éthique pour accompagner les cabinets dans leur transition numérique. La profession comptable doit embrasser proactivement la digitalisation, combinant technologie, organisation et adaptation des services pour rester pertinente dans un paysage en constante évolution. Tout cela avec la conviction que l’investissement dans une conduite du changement bien orchestrée générera des bénéfices à long terme pour l’entreprise et son capital humain.
Éric CHOTEAU-LAURENT, Président ACD et Vice-Président du Village Connecté
