Les 4 statuts obligatoires : la colonne vertébrale du suivi

Quatre statuts sont imposés par la réforme. Ils garantissent un minimum de traçabilité pour toutes les factures électroniques :

• Déposée : la facture est transmise à la plateforme d’émission, qui confirme qu’elle est conforme et intégrée dans le circuit.
  Exemple : vous envoyez une facture de 15 000 € et le statut « déposée » confirme qu’elle a bien passé les premiers contrôles de la plateforme qui émet.
• Rejetée : la facture est bloquée parce qu’une anomalie a été détectée par la plateforme (format, données manquantes, erreur technique).
  Exemple : vous transmettez une facture de 2 300 € mais le code postal du client est invalide. Vous êtes notifiés que la facture est rejetée, ce qui vous permet de corriger l’information et de la renvoyer sans délai.
• Refusée : le client conteste la facture dans son intégralité pour des raisons commerciales (litige, prestation incomplète, montant incorrect).
  Exemple : une facture de 5 500 € est refusée car le client considère que le livrable n’est pas conforme.
• Encaissée : le fournisseur déclare avoir reçu le paiement partiel ou total de la facture.
  Exemple : vous encaissez 10 000 € sur une facture et vous mettez à jour le statut en « encaissée » .

Ces statuts sont la base commune et obligatoire nécessaires à l’administration et à tous les acteurs de la chaîne de facturation.

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Les statuts facultatifs : pour un suivi plus fin

Au-delà de ces statuts essentiels, l’administration a prévu 10 statuts facultatifs, qui apportent davantage de granularité et de confort de pilotage . En voici quelques exemples :

• Mise à disposition : la facture est accessible par l’acheteur après avoir passé avec succès les contrôles de conformité réalisés par les plateformes de dématérialisation partenaires (émettrice et réceptrice)
• Prise en charge : le client a bien intégré la facture dans son processus d’achat.
• Approuvée ou Approuvée partiellement : la facture a été validée en totalité… ou seulement en partie.
• Paiement transmis : le paiement a été déclenché par le destinataire de la facture.

Ces statuts n’ont pas d’obligation à être transmis à l’administration fiscale, mais ils permettent d’approcher une logique de “Live Reporting” : savoir quasi instantanément où en est chaque facture dans son cycle de vie.

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Un suivi façon « colis » , enrichi pour la trésorerie

Imaginons une facture électronique comme un colis que l’on expédie. Avant même de quitter l’entreprise, ce colis passe par un contrôle de sécurité, comme lorsque la plateforme vérifie que la facture est complète et conforme, sans erreur ni contenu interdit. Une fois validé, le colis continue son chemin jusqu’à la boîte aux lettres du client, qui le reçoit et peut l’ouvrir pour vérifier, c’est-à-dire prendre connaissance de la facture. Ensuite, le destinataire peut soit valider la facture, soit la bloquer s’il détecte un problème.
Mais à la différence d’un colis dont la livraison marque la fin, la facture ne se termine vraiment que lorsqu’elle est payée, ce qui clôt le processus de façon définitive.

Pour le dirigeant ou le responsable financier, c’est une transformation majeure : moins d’incertitudes, un prévisionnel de trésorerie plus fiable, et une capacité d’action immédiate en cas de blocage.

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La Plateforme Agréée du Village Connecté (LVC) assure la gestion complète de tous les statuts obligatoires et facultatifs liés à la facturation électronique, garantissant ainsi aux entreprises une traçabilité rigoureuse et une conformité totale avec la réglementation en vigueur.

L’intégration de ces statuts dans les différentes solutions compatibles du LVC MEG, I-Suite et WinePilot se fera en fonction des besoins et des usages des clients, afin de leur offrir un suivi adapté et réellement utile dans leur quotidien.

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La facture électronique va bien au-delà de la simple dématérialisation. Elle offre une visibilité quasi instantanée sur le suivi des flux financiers, ce qui facilite grandement le pilotage de la trésorerie. Avec les outils adaptés, ce suivi en temps réel devient un véritable levier stratégique pour toutes les entreprises, leur permettant d’optimiser leur gestion et d’anticiper leurs besoins opérationnels.

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