Demat’Box et la Copie Fiscale

Aujourd’hui, de plus en plus de documents, y compris les factures, sont dématérialisés dans les entreprises ou au sein des cabinets d’Expertise Comptable. Cependant, ces factures n’étaient pas opposables à l’administration fiscale qui n’acceptait, jusqu’à présent, que les originaux papiers.

La loi ayant évolué cela est désormais possible, moyennant le respect de certaines règles.

 

ASPECTS LEGAUX

Une rétrospective s’impose.

En Février 2016 l’article 1366 du Code Civil indique que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

En Mars 2017, le Livre des procédures fiscales (Article A 102 B-2) nous apporte plus de précisions. Le document numérique ne doit pas avoir subi de traitement d’image, il doit être conservé au format PDF et son intégrité doit être garantie à l’aide d’une signature électronique.

Cette dernière permet de garantir que le document n’a pas été modifié depuis l’apposition de la signature. En effet, si le document est altéré, il perd son scellement et la signature n’est plus valable.

Il est très important de noter, comme le précise le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-CF-COM-10-10-30-10-2018-02-07)  (II A 2 a) que dans le cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens, une numérisation ne respectant pas le code couleur est acceptée : « Par exemple, lorsqu’une facture contient des mentions en couleur telles que le logo de l’entreprise émettrice des factures, les couleurs de ce logo ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduits non pas en couleur mais en noir et blanc lors de la numérisation de cette facture.

En revanche, lorsqu’une facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications, ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de cette facture en dématérialisé, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de cette facture.

De la même façon, lorsque sur une facture papier ont été apposés une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation de cette facture. »

Après les factures, les notes de frais bénéficient à leur tour de leur numérisation opposable. L’arrêté publié le 23 Mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale, autorise depuis le 1er Juillet 2019, les salariés à jeter les originaux des justificatifs de leurs notes de frais – à condition d’avoir correctement respecté les règles de numérisation. Les règles de numérisation des notes de frais sont les mêmes que pour les factures.

Dans l’objectif d’accompagner les cabinets sur la mise en place d’un service visant à produire des documents numériques opposables à la Direction Générale des Finances Publiques, Demat’Box lance son offre de Copie Fiscale.

 

LA COPIE FISCALE DEMAT’BOX

L’offre de Copie Fiscale Demat’Box permet d’envoyer une copie spécifique du document qui permet de respecter les contraintes énoncées ci-dessus. Cette offre est proposée en partenariat avec les sociétés ChamberSign France et Lex Persona.

Le fichier « Copie Fiscale » est au format PDF, scellé à l’aide d’un certificat RGS* et horodaté, il ne subit pas de traitement d’image.

En résumé, en plus d’un flux principal optimisé pour les traitements automatisés au sein du cabinet (traitements d’images pour une meilleure reconnaissance OCR), un second flux, sans traitement, est scellé et horodaté, prêt à être archivé. Ce document est opposable en cas de contrôle fiscal.

Il est important de souligner que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et pendant toute la durée légale.

La solution Copie Fiscale Demat’Box vous permet de faire un pas de plus vers le 100% digital.